Hava, ses yayılımı, zemin, kalabalık ve ekip konumunu birlikte planlama.
hava, ses yayılımı, zemin, kalabalık ve ekip konumunu birlikte planlama konusu doğru ele alındığında hem müzisyenlerin yerleşimi hem de misafirlerin etkinliğe katılımı daha düzenli hale gelir. Aile içinde özellikle çalınması istenen veya tercih edilmeyen ezgiler varsa bunların önceden belirtilmesi, kişiselleştirilmiş bir program oluşturmayı kolaylaştırır. Kapalı mekanlarda ses daha yoğun algılanabileceğinden performans süresi, giriş anı ve müzisyenlerin misafirlere mesafesi önceden düşünülmelidir. Kullanılacak alanın fotoğrafı veya kısa videosu önceden paylaşılırsa giriş kapısı, merdiven, dar koridor ya da sahne yerleşimi hakkında ekip daha iyi fikir edinebilir. Gösterinin kısa bir karşılama mı, birkaç oyunluk bir bölüm mü, yoksa daha uzun bir eğlence akışı mı olacağı önceden konuşulursa beklentiler daha net olur. Trafik yoğunluğu değişebildiği için plansız taleplerde takribi ulaşım süresi sabit bir garanti gibi değil, o anki koşullara bağlı bir tahmin olarak değerlendirilmelidir. Ev önü, site, salon, otel, restoran, bahçe veya açık alan gibi farklı mekan tiplerinde ekibin duracağı yer ve gösterinin yönü değişebilir. Repertuvar tercihi yapılırken ailelerin bildiği oyun havaları, yöresel istekler ve etkinliğin temposu birlikte değerlendirilebilir. Etkinlik günü programda gecikme yaşanırsa ekiple mümkün olduğunca erken iletişim kurulması, bekleme süresi ve sonraki planın yeniden değerlendirilmesini kolaylaştırır. Kısacası Açık Alan Davul Zurna Organizasyonu planlamasında ayrıntılar önceden konuşulduğunda hem zaman yönetimi hem de misafir deneyimi daha kontrollü hale gelir.
Açık Alan Davul Zurna Organizasyonu için iyi bir sonuç, yalnızca ekibin adrese gelmesiyle değil; saat, konum, gösteri anı ve mekan koşullarının bir bütün olarak planlanmasıyla ortaya çıkar. Misafirlerin bir anda dar alanda toplanması yerine oyun için küçük bir boşluk bırakılması, davulcunun hareketini ve zurnacının güvenli konumunu destekler. Gürültü hassasiyeti olan saatlerde uzun bir performans yerine daha kısa ve kontrollü bir karşılama tercih edilmesi, çevreyle uyum açısından değerlendirilebilir. Repertuvar tercihi yapılırken ailelerin bildiği oyun havaları, yöresel istekler ve etkinliğin temposu birlikte değerlendirilebilir. Konvoylu programlarda araçların hareket edeceği yol üzerinde değil, güvenli ve sabit bir buluşma alanında performans yapılması daha doğru bir düzen sağlar. Fotoğraf ve video çekimi yapılacaksa müzisyenlerin konumlanacağı alanın kamerayı engellememesi ve ana kişilerin kadrajda rahat kalması için küçük bir yerleşim planı faydalıdır. Bütün bu ayrıntıların amacı programı gereğinden fazla karmaşıklaştırmak değil; tam tersine birkaç net bilgiyle etkinlik anını daha rahat ve öngörülebilir hale getirmektir. Ev önü, site, salon, otel, restoran, bahçe veya açık alan gibi farklı mekan tiplerinde ekibin duracağı yer ve gösterinin yönü değişebilir. Organizasyon sorumlusunun ekibe kısa ve net yönlendirme yapması, aynı anda birden fazla kişiden farklı talimat gelmesini önleyerek sahadaki karışıklığı azaltır. Planlamaya nereden başlanmalı? konusunda alınacak birkaç basit önlem, programın daha düzenli başlamasına ve davul zurna bölümünün etkinlik içinde doğal görünmesine yardımcı olur.